自動返信メール
自動返信メールとは、フォームに回答が届いたときに、回答した人へ自動で送られるメールのことです。受け付けた事実をその場で伝えられるため、「ちゃんと送れたのだろうか」という不安を残さず、担当者が一件ずつ返信する手間もなくなります。
機能の特長自動返信メールで主にできること
件名も本文も、フォームに合わせて書き換えられる
お礼や受付のお知らせに加えて、当日の持ち物や会場までの道順も書き添えられます。回答した方が次にすることを把握でき、後からの問い合わせを減らせます。
回答した内容を、そのままメールに差し込める
氏名や会社名、選ばれた内容を、本文や件名の好きな位置に差し込めます。一人ひとりに宛てた文面になり、回答の控えとしても届けられます。
差出人名も返信先も、自社の窓口に合わせられる
差出人名を会社名や店舗名にすると、誰から届いたメールかが一目で伝わります。返信を受け取るアドレスは別に指定できるので、返事は担当窓口で受けられます。
回答の内容に合わせて、届く本文を切り替えられる
選択式の項目で選ばれた内容ごとに、送る本文を出し分けられます。Standard・Premiumプランなら、コース別の持ち物や会員種別ごとの手続きを、1つのフォームのまま案内し分けられます。
自動返信メールの機能一覧
自動返信メールの送信
フォームに回答した方へ、受付のお知らせを自動でメール送信します。送信する・しないはフォームごとに選べます。
件名の設定
「お問い合わせを受け付けました」など、メールの用件が伝わる件名を自由に設定できます。
本文の編集
お礼の文面に加えて、今後の連絡方法や当日までの準備など、回答後に知っておいてほしい案内をまとめて書けます。
選択肢に応じた本文の出し分け
ラジオボタン・チェックボックス・プルダウンで選ばれた選択肢に応じて、送る本文を出し分けられます。本文はStandardプランで5件、Premiumプランで20件まで登録できます。
回答内容の差し込み
本文や件名の好きな位置に、回答された氏名や選択内容を差し込めます。一人ひとりに宛てた文面になります。※件名への差し込みは有料プラン
差出人名の設定
差出人名を会社名・店舗名・受付窓口名に変更できます。誰から届いたメールなのかが一目で伝わります。
差出人メールアドレスの設定
差出人に独自のメールアドレスを設定できます。自社ドメインのアドレスで受付のお知らせを届けられます。
返信先メールアドレス（Reply-To）
差出人とは別に、返信を受け取るアドレスを指定できます。相手からの返信を担当窓口で受けられます。
返信先の表示名
返信先には「お問い合わせ窓口」などの名称も添えられます。返信するときの連絡先がわかりやすくなります。
送信先メールアドレスの選択
フォームに設置したメールアドレス項目の中から、自動返信を届ける宛先を選べます。複数の項目を指定することもできます。
受付番号の差し込み
回答ごとに採番された受付番号を本文に差し込めます。後日のお問い合わせでも対象の申し込みを特定できます。
フォーム名の差し込み
設定したフォーム名を差し込めます。複数のフォームを運用していても、どの申し込みへの返信かが伝わります。
回答日時の差し込み
回答を受け付けた日時を差し込めます。何度か申し込んだ方でも、対象のメールを見分けやすくなります。
全項目の一括差し込み
入力された項目名と回答をまとめて本文に差し込めます。項目をひとつずつ指定しなくても、控えとして送れます。
回答IDの差し込み
回答を識別する番号を差し込めます。同じ方から複数の回答があった場合も、メールを1件ずつ区別できます。
注文内容・お支払い方法の案内
注文フォームでは、銀行振込・代金引換など選ばれたお支払い方法に応じた案内文を自動返信メールに載せられます。
フォームメーラーの表記の非表示
自動返信メールの末尾にサービスの案内文が入りません。自社からのお知らせとして文面を整えられます。
例えば、こんな場面で
セミナー申し込みの受付
当日の持ち物や会場までの道順を、申し込み直後にまとめて案内できます。
資料請求の受付
資料のダウンロードURLを記載すれば、担当者が手で送らずに済みます。
注文内容の確認
注文した商品や数量を引用し、お客様自身に内容を確かめてもらえます。
問い合わせの一次返信
受け付けた旨と回答までの目安を自動で伝え、返信待ちの不安を和らげます。
採用エントリーの受付
選考の流れと次の連絡時期を伝え、応募者からの問い合わせを減らせます。
修理品の発送案内
送付先や梱包の注意点を、受付メールでまとめて伝えられます。
予約希望の受付
希望日時を引用しつつ、確定は追って連絡する旨を明記できます。
学校見学の受付
差出人名を学校名にして、保護者に確かに届いたとわかるようにします。
制作相談の窓口案内
返信先を担当窓口にしておけば、補足の連絡がそのまま担当者に届きます。
コンテスト応募の受付
結果発表の時期と発表先を伝え、後から探し直す手間をなくします。